Löschkonzept
gemäß Art. 17 DSGVO — Stand: April 2026
1. Grundsätze
Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Dieses Konzept definiert verbindliche Löschfristen und -prozesse für alle Daten, die in der Qehillah Gemeinde-App verarbeitet werden.
2. Aufbewahrungsfristen
| Datenkategorie | Aufbewahrungsfrist | Löschauslöser |
|---|---|---|
| Benutzerkonto (Stammdaten, Profilbild) | Dauer der Mitgliedschaft | Kontolöschung durch Nutzer oder Gemeindeleitung |
| Passwort-Hash | Dauer der Mitgliedschaft | Kontolöschung |
| Authentifizierungs-Token | Max. 7 Tage | Logout oder Ablauf |
| Einladungs-Token | 48 Stunden | Ablauf oder Einlösung |
| Chat-Nachrichten | Dauer der Unterhaltung | Kontolöschung (Anonymisierung) |
| Pinnwand-Beiträge und Kommentare | Unbefristet | Löschung durch Verfasser oder Gemeindeleitung |
| Nachrichten (News) | Unbefristet | Löschung durch Verfasser oder Gemeindeleitung |
| Hochgeladene Dokumente | Unbefristet | Löschung durch Gemeindeleitung |
| Kalender-Events | Unbefristet | Löschung durch Ersteller oder Gemeindeleitung |
| Anwesenheitsdaten (RSVP, Check-in) | Dauer der Mitgliedschaft | Kontolöschung (Anonymisierung) |
| Teamzugehörigkeiten | Dauer der Teammitgliedschaft | Austritt oder Kontolöschung |
| E-Mail-Versandprotokoll | 12 Monate | Automatische Löschung nach Fristablauf |
| E-Mail-Vorlagen | Unbefristet | Löschung durch Gemeindeleitung |
| Technische Logs (API, Zugriffe) | 90 Tage | Automatische Rotation |
| Webserver-Logs | 30 Tage | Automatische Rotation (Plesk) |
| Datenbank-Backups | 30 Tage | Automatische Rotation |
3. Löschprozesse
3.1 Kontolöschung durch Mitglied
Mitglieder können die Löschung ihres Kontos über die Profilseite der App beantragen. Der Prozess umfasst:
- Mitglied klickt auf „Konto löschen" in den Profileinstellungen
- Gemeindeleitung wird per E-Mail informiert
- Innerhalb von 30 Tagen werden alle personenbezogenen Daten gelöscht:
- Profildaten (Name, E-Mail, Telefon, Adresse, Geburtsdatum)
- Profilbild
- Directus-Benutzerkonto
- Teamzugehörigkeiten
- Privatsphäre-Einstellungen
- Chat-Nachrichten und Pinnwand-Beiträge werden anonymisiert (Verfasser wird auf „Ehemaliges Mitglied" gesetzt)
- Anwesenheitsdaten werden anonymisiert
3.2 Kontolöschung durch Gemeindeleitung
Die Gemeindeleitung kann Konten deaktivieren (Status „inaktiv") oder löschen. Der Löschprozess ist identisch zu 3.1.
3.3 Beendigung der Gemeinde-Instanz
Bei Kündigung des Nutzungsvertrags durch eine Gemeinde:
- Die Gemeinde wird 30 Tage vor Löschung informiert
- Auf Wunsch wird ein Datenexport bereitgestellt (Mitgliederdaten als CSV, Dokumente als ZIP)
- Nach Ablauf der Frist wird der gesamte Docker-Stack gelöscht:
- PostgreSQL-Datenbank (alle Tabellen)
- Hochgeladene Dateien (Volumes)
- Redis-Cache
- Docker-Volumes
- Backups werden nach weiteren 30 Tagen gelöscht
3.4 Automatische Löschung
Folgende Daten werden automatisch gelöscht:
- Einladungs-Token: Nach 48 Stunden ungültig
- Authentifizierungs-Token: Bei Logout oder nach maximal 7 Tagen
- E-Mail-Versandprotokoll: Nach 12 Monaten
- Technische Logs: Nach 90 Tagen (Log-Rotation)
- Webserver-Logs: Nach 30 Tagen (Plesk-Rotation)
- Datenbank-Backups: Nach 30 Tagen
4. Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Betroffene Personen haben das Recht, die unverzügliche Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Der Anspruch wird innerhalb von 30 Tagen nach Eingang erfüllt. Anfragen können gerichtet werden an:
E-Mail: info@qehillah.de
oder über die „Konto löschen"-Funktion in der App
5. Ausnahmen von der Löschpflicht
Eine Löschung unterbleibt, soweit die Verarbeitung erforderlich ist:
- Zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (z. B. steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten)
- Zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
- Aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit
6. Dokumentation und Überprüfung
Löschvorgänge werden protokolliert (Zeitpunkt, Art der Daten, Löschgrund). Das Löschkonzept wird jährlich überprüft und bei Bedarf aktualisiert.